PRIVACY STATEMENT IN HET KADER VAN ACCREDITATIE, WEBSITE, TICKETVERKOOP, FOTOGRAFIE EN AVG WETGEVING OP BOSPOP

INLEIDING

Privacy is erg belangrijk en BOSPOP respecteert de privacy van de personen over wie zij informatie ontvangt en behandelt die informatie strikt vertrouwelijk.

In dit Privacy Statement wordt omschreven hoe BOSPOP omgaat met persoonlijke informatie, zoals persoonsgegevens van bezoekers van onze websites, geregistreerde gegevens ten behoeve van ons accreditatie systeem, Bospop vrijwilligers en medewerkers of Audio / Video opname en fotografie tijdens een door BOSPOP georganiseerde evenementen.

BOSPOP acht het van groot belang dat de verzameling en verwerking van jouw gegevens op een zorgvuldige en veilige wijze plaatsvindt. Je wordt geadviseerd dit Privacy Statement zorgvuldig te lezen. We hebben ons best gedaan om deze uitleg zo kort mogelijk te houden en begrijpelijk te maken. Mocht je meer informatie willen ontvangen, dan kun je contact opnemen met ons via privacy@bospopfestival.nl.

In het algemeen kan BOSPOP gegevens van jou verzamelen op onder andere het moment dat je je aanmeldt voor een nieuwsbrief van BOSPOP, een e-mail aan ons verzendt, je gegevens publiekelijk openbaar hebt gemaakt via social media of ander publiekelijk platform of wanneer je onze (festival)websites, app of sociale media gebruikt of wanneer je als gast wordt uitgenodigd voor een door BOSPOP georganiseerd evenement. De informatie die we daarbij ontvangen gebruiken we om onze diensten te kunnen leveren, om die te verbeteren, voor marketing doeleinden en om onze klanten goede en gepersonaliseerde service te bieden. We zullen dit hieronder verder toelichten.

HOE VERZAMELEN WE GEGEVENS?

BOSPOP kan op de volgende manieren informatie van jou ontvangen:

Direct van jou – Als je ons bijvoorbeeld een e-mail stuurt, wanneer je een formulier op onze site verstuurt, met ons chat of jezelf aanmeldt voor onze diensten.

Via eigen websites en apps – Voor onder andere de uitoefening, verbetering en registratie van haar dienstverlening verzamelt BOSPOP via haar websites verschillende gegevens. Ook de advertentie-platformen die we inzetten, gebruiken verschillende technologieën om gegevens te verzamelen en op te slaan. Dit omvat het gebruik van cookies om je browser of apparaat te identificeren. Zie hiervoor ook onze cookieverklaring.

Wanneer je onze website bezoekt of onze diensten gebruikt, slaan we bovendien bepaalde gegevens automatisch op in serverlogbestanden. Deze gegevens omvatten o.a. details over hoe je onze website of diensten gebruikt en je IP-adres. Ook kunnen we, als je hiervoor toestemming geeft, locatiegegevens via onze app en / of social media ontvangen.

Op evenementen – BOSPOP kan ook op de evenementen die zij (mede) organiseert gegevens van bezoekers verwerken, zoals het (met camera) registreren van een evenement voor commerciële of veiligheidsdoeleinden. De bezoeker wordt bij het betreden van een evenementlocatie altijd gewezen op een dergelijke verwerking.

Accreditatie – BOSPOP registreert jouw gegevens wanneer je als gast, leverancier of sponsor wordt uitgenodigd voor een (mede) door BOSPOP georganiseerd evenement. Deze gegevens gebruiken we om onze diensten uit te voeren en om met je te communiceren.

WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WE?

BOSPOP kan verschillende gegevens van gebruikers verwerken, waaronder persoonsgegevens. De gegevens die BOSPOP van jou kan verzamelen zijn:

Contact gegevens – Zoals door jou verstrekte naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres;

App en website gegevens – Zoals IP-adres, jouw unieke device identifier, verkeer- en locatiegegevens en wat je hebt gedaan op onze website of app. Voor meer informatie over het gebruik van cookies verwijzen wij je graag naar het “Cookiebeleid”;

Door jou publiekelijk geplaatste gegevens – Zoals reacties op onze blog of op door ons beheerde social media sites geplaatste berichten;

Informatie over jouw voorkeuren – zoals de muzieksmaak op basis van geselecteerde favoriete artiesten en/of eerder bestelde kaarten;

Speciale gegevens – In het geval dat je mindervalide bent, willen we er zeker van zijn dat je kunt genieten van een optimale beleving. Om te kunnen voorzien in jouw toegankelijkheidsvereisten verzamelen we gegevens van jouw behoeften. Dit kunnen gegevens zijn die je bij een aanvraag voor een mindervalideplaats aan ons verstrekt over jouw geestelijke en lichamelijke gezondheid;

Camerabeelden gemaakt tijdens onze evenementen.

HOE EN WAAROM GEBRUIKEN WE DEZE GEGEVENS?

BOSPOP kan de hiervoor genoemde gegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

Voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou.

Wij gebruiken jouw gegevens wanneer je een accreditatie ontvangt voor toegang tot een (mede) door BOSPOP georganiseerd evenement;

Je klantenservice te kunnen verlenen.

Voor onze gerechtvaardigde zakelijke belangen.

Marktonderzoek en -analyse uitvoeren, om onze evenementen en diensten te verbeteren. Wij gebruiken Google Analytics om het verkeer naar onze websites en apps te analyseren;

Voor onze marketingdoeleinden, om je informatie te verschaffen over (mede) door BOSPOP georganiseerde evenementen, aanbiedingen, concerten en andere evenementen (zoals festivals), die door of in opdracht van BOSPOP worden georganiseerd. Denk dan bijvoorbeeld aan e-mails met concertinformatie of alerts per email over soortgelijke evenementen;

Op onze website zijn knoppen opgenomen om pagina’s en artikelen eenvoudig te kunnen delen op sociale netwerken zoals Facebook, Twitter, Instagram en YouTube. De scripts voor deze knoppen zijn afkomstig van de betreffende social media netwerken zelf en plaatsen meestal een cookie (zie ook onze cookieverklaring). Lees de privacyverklaringen van deze sociale netwerken om te zien wat zij met de verzamelde gegevens doen;

Om e-mails voor ons accreditatiesysteem te sturen;

Om onwettig gedrag te voorkomen of op te sporen, om onze wettelijke rechten te beschermen of te handhaven of in andere gevallen toegestaan door de wet. Als zodanig kunnen wij jouw gegevens gebruiken om misbruik van ons intellectuele eigendom (bijv. onze merken of partners), fraude of andere misdrijven te voorkomen.

BOSPOP of een mediapartner kan beeld- en/of geluidsopnamen (laten) maken tijdens het evenement. Deze opnamen kan BOSPOP gebruiken op de website of ter promotie van het evenement via social medianetwerken, zoals Facebook, Instagram, Twitter of Youtube. Daarnaast kunnen de opnamen gebruikt worden op de mediakanalen van de mediapartner(s), waaronder mogelijk radio en/of televisie. Opnamen (audio, video of foto’s) worden dus mogelijk openbaar gemaakt of verveelvoudigd via verschillende mediakanalen van BOSPOP en/of mediapartner(s), zonder dat BOSPOP of mediapartners een vergoeding aan de bezoeker verschuldigd is of zal zijn.

Opnamen die zijn gemaakt in het kader van cameratoezicht kan BOSPOP gebruiken voor veiligheidsdoeleinden.

Je gegevens zullen niet worden gebruikt voor andere dan de hierboven genoemde doeleinden.

WAAR JE TOESTEMMING VOOR HEBT GEGEVEN?

Door akkoord te gaan met de algemene voorwaarden op onze website of het bezoeken van een door BOSPOP georganiseerd evenement geef je ons toestemming:

Om contact met je op te nemen met informatie met betrekking tot BOSPOP. Dit kan via e-mail, via push- en webmeldingen, via SMS of social media-platformen.

Om contact met je op te nemen met informatie over toekomstige soortgelijke events. Je kunt je marketingvoorkeuren te allen tijde wijzigen, zie de paragraaf “Jouw keuzes & rechten” hieronder;

Om je diensten te leveren gebaseerd op jouw locatie – zoals via onze festivalapps. We kunnen jouw locatie gebruiken om je pushmeldingen te sturen over wat er om je heen gebeurt;

Om op maat gemaakte reclame- en marketingcommunicatie te leveren op onze websites en apps (zie ons Cookiebeleid voor meer informatie);

Om jouw gezondheidsgegevens te verwerken om te voldoen aan jouw toegankelijkheidsvereisten – als je mindervalide bent en ervoor kiest om deze gegevens met ons te delen.

Om cameratoezicht toe te passen voor de veiligheid van bezoekers en de beveiliging van personen, gebouwen en terreinen te waarborgen. De bezoeker wordt bij het betreden van het terrein van BOSPOP gewezen op de aanwezigheid van cameratoezicht. Bij calamiteiten kunnen deze opnames als ondersteunend materiaal afgestaan worden aan overheidsinstanties, waaronder mede begrepen politie en justitie.

Om beeld- en/of geluidsopnamen te (laten) maken die mogelijk openbaar gemaakt of verveelvoudigd worden via mediakanalen van Bospop en/of mediapartner(s) waarop jij mogelijk te zien bent.

MET WIE DELEN WE GEGEVENS?

Wij delen uw persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten BOSPOP, behalve in een van de volgende omstandigheden.

Voor de uitvoering van een overeenkomst

Verstrekking van je persoonsgegevens aan derden is toelaatbaar wanneer dit noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens jou na te komen. Daarnaast geven we je gegevens door aan de postbezorger/koerier om indien nodig documenten/goederen bij jou te bezorgen.

Voor de registratie van een accreditatie om een vorm van toegang of parkeren voor een evenement

Met jouw toestemming

Met jouw toestemming kunnen wij je persoonsgegevens aan andere partijen doorgeven. De toestemming geldt alleen als duidelijk is waar je toestemming voor geeft en wat de gevolgen daarvan zijn.

Voor externe verwerking

We verstrekken persoonsgegevens aan onze partners zodat ze gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons privacy beleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Onder onze partners verstaan wij onder meer onze IT-leveranciers, websitebeheerder, ticketverkopers zoals TicketMaster en bookingskantoor en medeorganisator Mojo Concerts.

Om juridische redenen

We delen persoonsgegevens als we van mening zijn dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.

Wettelijke verplichting

Indien een wettelijke verplichting dit van ons vereist, zullen wij uw persoonsgegevens verstrekken.

WEBSITES VAN DERDEN?

Met uitzondering van de hierboven genoemde derden is dit Privacy Statement niet van toepassing op websites van derden, zoals bijvoorbeeld websites of apps van sponsors van BOSPOP waarnaar BOSPOP linkt of social media buttons op onze websites waarmee beheerders van deze social media diensten jouw persoonsgegevens verzamelen. BOSPOP is niet verantwoordelijk voor het privacy beleid van de websites van derden. BOSPOP raadt je aan voor het privacybeleid van deze derden de betreffende websites te bezoeken.

JOUW KEUZES EN RECHTEN

Wil je weten welke persoonlijke gegevens we in jouw specifieke situatie verzameld hebben? Neem dan contact met ons op via privacy@bospopfestival.nl. We bieden je graag de mogelijkheid tot het inzien, veranderen, of verwijderen van alle informatie die aan ons is verstrekt en opgeslagen is in onze systemen (zoals ons CRM-, marketing- en administratiesysteem).

Gezien het aantal systemen dat gecontroleerd dient te worden, kan het verwerken van een algemeen verzoek tot inzage enige tijd duren. We streven er naar om binnen 20 werkdagen dit verzoek te beantwoorden en vragen hier je begrip voor.

Wist je dat:

Je op https://adssettings.google.com/authenticated jezelf kunt afmelden voor Google Analytics display-advertenties en / of je persoonlijke instellingen kunt aanpassen?

Google een browser plugin beschikbaar heeft waarmee je kunt voorkomen dat je gegevens verzameld worden in Google Analytics op welke website dan ook? Zie voor meer informatie de Google Analytics Opt-out Browser Add-on op https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/.

Onderaan elk bericht dat je van BOSPOP (of haar opdrachtnemers) ontvangt de mogelijkheid geboden je af te melden van de mailinglist, zodat je van BOSPOP (of haar opdrachtnemers) geen informatie meer ontvangt.

Ook kun je via de instellingen van jouw apparaat (zoals je mobiel) aan- en uitzetten of je locatiegegevens wil delen of push notificaties van BOSPOP wil ontvangen;

Voor het beheren van jouw cookievoorkeuren, verwijzen we je naar ons “Cookiebeleid”.

BEVEILIGING VAN GEGEVENS

We werken er hard aan onze gebruikers te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van gegevens die in ons bezit zijn. In het bijzonder geldt het volgende:

We coderen alle services met SSL.

We evalueren onze handelswijzen met betrekking tot verzameling, opslag en verwerking van gegevens, waaronder fysieke beveiligingsmaatregelen, als bescherming tegen ongeautoriseerde toegang tot systemen.

We beperken de toegang tot persoonlijke gegevens naar medewerkers, contractanten en agenten die deze gegevens moeten kennen om ze voor ons te verwerken.

De datacenters waar onze servers gehuisvest zijn, bevinden zich uitsluitend in Nederland. De datacenters vallen onder Nederlandse wet- en regelgeving en voldoen aan de strenge Nederlandse en Europese wetgeving met betrekking tot logische en fysieke toegangsbeveiliging en continuïteit. De datacenters zijn ISO 27001 gecertificeerd.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig om de door jou gevraagde diensten te kunnen verlenen. Wij zullen jouw gegevens veilig verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor deze doeleinden. Jouw persoonsgegevens ten behoeve van ons accreditatiesysteem worden verwijderd 2 jaar na het laatste evenement waarbij je door BOSPOP geaccrediteerd bent.

We maken we gebruik van gedeelde (Cloud) diensten, waarvan sommige zich buiten Europa bevinden. Wanneer informatie op deze manier wordt doorgegeven, gelden er strikte regels om ervoor te zorgen dat jouw gegevens nog steeds tot op een hoog niveau worden beschermd. Als we dat doen, zullen we ervoor zorgen dat de nodige veiligheidsmaatregelen worden genomen.

Let wel: het internet is nooit 100% veilig. Zorg dat je zelf ook de nodige veiligheidsmaatregelen neemt en verstrek nooit je wachtwoord aan een ander.

CONTACT OPNEMEN

Als je vragen hebt over het bovenstaande of onze benadering van privacy, is ons privacy team er om te helpen. Je kunt contact opnemen via privacy@bospopfestival.nl.

WIJZIGING PRIVACY STATEMENT

Ons Privacybeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. We beperken jouw rechten onder dit Privacybeleid niet zonder jouw uitdrukkelijke toestemming. We zullen alle wijzigingen van het Privacybeleid op deze pagina aangeven en, als de wijzigingen aanzienlijk zijn, zullen we zorgen voor een meer opvallende kennisgeving (bijv. via e-mail).

RECHT VAN  VERZET

In het geval je het niet eens bent over hoe wij je persoonsgegevens verwerken en je komt er niet met ons uit, dan heb je de mogelijkheid tot het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze kan gestuurd worden naar:

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374

2509 AJ DEN HAAG

STICHTING BOSPOP

Bospop is statutair gevestigd te Sint Luciastraat 52 te 6002 BP Weert. Bospop is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 41067254.

Laatste wijziging 27 januari 2022